Forskellen mellem EOI og RFP Forskel mellem

En række beslutninger foretaget af en organisation har indkøbsmæssige konsekvenser, som kan påvirke de samlede omkostninger ved at træffe en bestemt beslutning dramatisk. Indkøb involverer processer som at vælge en leverandør, definere betalingsbetingelser, strategisk vetting, kontraktforhandling og indkøbstjenester og varer. Det er relateret til indkøb eller erhvervelse af alle tjenester og varer, der er vigtige for en organisation.

I den private sektor betragtes indkøbsprocessen som en strategisk niveaufunktion, der hjælper med at forbedre en virksomheds rentabilitet. Det forener ikke blot processerne og reducerer den samlede pris på råvarer, men det giver også organisationer mulighed for at identificere de bedste kilder til forsyning. Alt i alt er det nyttigt at sikre en glidende bundlinje.

I den offentlige sektor er ledere på højt plan ansvarlig for at reducere bundlinjen. Kun få ansatte håndterer indkøbsfunktionen, hvilket øger sandsynligheden for korruption i denne sektor. Derfor er der behov for at øge den samlede produktion af en virksomhed. Personale kan for eksempel blive uddannet for at forbedre deres effektivitet og forbedre kvaliteten af ​​deres service, hvilket resulterer i, at produktionen kan forbedres.

Med tiden er der blevet introduceret en række vilkår vedrørende udbudsrådgivning, forslag og stor ledelse, herunder en række akronymer forbundet med indkøb. Ikke mange virksomheder er opmærksomme på disse vilkår, men at være iværksætter eller ejer af en lille virksomhed, hvis du ønsker at effektivt forvalte købers parathed til at købe, er det vigtigt at kende deres formål. Eksempler er RFI (Request for Information), EOI (Expression of Interest), RFP (Request for Proposal), RFT (Request for Tender) og RFQ (Request for Quotation). Hvert af disse vilkår tjener et specielt formål i indkøbsfunktionen.

EOI og RFP er de hyppigst anvendte udtryk i indkøbsfunktionen, og hver af dem har en særlig rolle i strømlining af hele processen. Mange personer forvirrer disse vilkår, mens de udfører processerne. For at få en bedre ide om, hvordan de adskiller sig, er det vigtigt at vide, hvad disse udtryk betyder.

EOI (Expression of Interest)

Udtryk af interesse (EOI), også kendt som registrering af interesse (ROI), har en lignende funktion som Request for Information (RFI). Det bruges som en screening proces i de indledende faser af indkøb for at skabe en formel og mere specifik Anmodning om Tilbud eller RFT (et senere stadium i indkøbsfunktionen). Når et firma udsender en EOI, er det påkrævet at vurdere et markeds evne til at levere eller indsamle flere oplysninger, før den flyttes til RFT.Et selskab, der foretager et køb, er usandsynligt at udpege en entreprenør via EOI. For at det skal ske, skal en proces gå videre, indtil den når RFT.

EOI er en type åben udbud, der gør det muligt for enhver virksomhed at komme frem. Det giver anledning til hård konkurrence og giver fordel for at lade nye og potentielle leverandører sikre deres arbejde. Men i byggekontrakter kritiseres det i vid udstrækning for at tiltrække leverandører, som ikke er egnede til kontrakten, hvilket resulterer i spild af tid, penge og indsats.

Den, der anmoder om en EOI, skal indeholde en beskrivelse af det ordregivende organ, beskrivelse af kontrakten (f.eks. Budget og omfang), kontrakttype, indkøbsrute, vilkår og betingelser, indsendelsesadresse og deadline og andre detaljer kontaktoplysninger, beskrivelse af organisationen, teknisk kapacitet og relateret erfaring, tilgængelighed af medarbejdere og deres erfaringer mv.)

RFP (Request for Proposal)

På den anden side er RFP, også kendt som Anmodning om Tilbud (RFO), er et dokument, der let kan ændres. Det bruges mest, når en køber søger et løsningsbaseret svar for at opfylde sine krav, og i tilfælde hvor andre faktorer (eksklusive pris) er centrale for vurderingen af ​​hvert tilbud. Den bruges også i situationer, hvor der ikke findes klare løsninger eller specifikationer, og indkøbsafdelingen leder efter en række nyskabelser og muligheder. Disse instrumenter er mere fleksible end RFT (som normalt har veldefinerede løsninger eller specifikationer). RFP bruges hovedsagelig i de professionelle tjenester, hvor en løsning ikke kan defineres let.

En RFP indeholder baggrundsinformation om organisationen og virksomhedens forretningsområde. Forespørgslen består af specifikationer, der forklarer de løsninger, som organisationen søger. Desuden indeholder den også evalueringskriterierne for, hvordan forslagene bedømmes, en arbejdsopgørelse, der beskriver de opgaver, der skal udføres af en bydende, der vinder kontrakten, og tidsrammen for at afslutte projektet.

Et RFP skabes normalt på grund af projektets komplekse karakter. Virksomheder kan drage fordel af forskellige tilbudsgivere, når de søger en velintegreret løsning fra en række leverandører. Hvis en virksomhed for eksempel planlægger at skifte virksomhed fra et papirbaseret miljø til computerbaseret miljø, kan det kræve et forslag til software og hardware ud over den uddannelse, der kræves for at installere og integrere nye systemer i virksomheden.

I den offentlige sektor kan enheder udstede en RFP for at skabe en åben konkurrence for at reducere omkostningerne ved en løsning. Det skal dog bemærkes, at RFP tættest på specifikationerne ikke nødvendigvis er den med den laveste pris. Når man accepterer et forslag, skal virksomhederne foretage en costbenefitanalyse for at sikre, at omkostningerne ikke afvejer fordelene.

Forskelle

Følgende er nogle af forskellene mellem EOI og RFP:

• Forskellige indkøbsniveauer

EOI udføres ofte på det oprindelige niveau for indkøb.Det kan frigives i tilfælde, hvor køberen slår ned for industriens input for at udvide de krav, der efterhånden vil gå på markedet i senere faser. Som allerede diskuteret er RFP normalt det næste trin; hvor køberen søger løsningerbaserede tilgange til levering af produkt eller tjenester.

• Stadier af EOI og RFP

EOI har normalt flere trin. Det bruges til at kortlægge potentielle leverandører eller leverandører, før de søger omfattende tilbud fra bydende, der er på listen. Tværtimod kan RFP enten have et enkelt trin eller det kan have flere trin.

• Hvornår anvendes EOI og RFP?

EOI anvendes i tilfælde, hvor de krævede oplysninger (fra bydende) er specifikke, men der er ingen garanti for, om en leverandør vil kunne levere tjenesteydelser og varer i henhold til kravene. Desuden har køberne i tilfælde af EOI ikke tilstrækkelige oplysninger til at udarbejde en detaljeret anmodning. På den anden side anvendes en RFP i tilfælde hvor kravet er korrekt defineret, men et firma søger en fleksibel eller innovativ løsning. Med andre ord søger en køber løsningsorienterede indlæg for at opfylde kravene.

Det er meget vigtigt at være opmærksom på de forskellige niveauer af indkøbsprocesser for at træffe effektive beslutninger gennem den systematiske informationsstrøm. At have en klar forståelse af disse vilkår og hvorfor de bliver brugt i processen gør det muligt for et firma at strømline sine processer og få dybere indsigt i hele indkøbsfunktionen.